Welkom bij
Administratiekantoor van Puijenbroek Management

“Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een instelling met als doelen: het verschaffen van inzicht in de financiën en het afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid”
Loonadministratie

Hoe werkt de administratie als je personeel in dienst hebt?
Als je personeel in dienst hebt, moet je een loonadministratie bijhouden. Zo heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens over de medewerkers en loonbetalingen. De loonadministratie bestaat uit veel verschillende soorten papieren. De drie belangrijkste zijn de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave.

Hierdoor moet je dus ook verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als zij een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer, bewaren. Ook andere beloningen zoals afdrachtsverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling moeten zo geadministreerd zijn, dat het overzicht uit de computer direct helder is.
De gehele loonadministratie moet in principe, net zoals bijvoorbeeld het grootboek en de in- en verkoopadministratie zeven jaar bewaard blijven.
Wat kost loonadministratie:
Prijs per loonstrook voor 1 werknemer zijnde DGA 17,50
Prijs per loonstrook bij 1 tot 5 werknemrs 16,50
Prijs per loonstrook bij 5 tot 20 werknemrs 14,50
Prijs per loonstrook bij 20 en meer werknemers* 12,50
Vaste kosten per jaar per onderneming minder dan 20 medewerkers 50,00
* vanaf 20 werknemers en meer worden geen jaarkosten in rekening gebracht
Waar moet je allemaal aan denken
als je met personeel begint.

Je hebt pas officieel personeel in dienst als
degene die voor je bedrijf werkt voldoet aan
een aantal eisen. Iemand is personeel als:
Hij/zij drie opeenvolgende maanden
voor het bedrijf heeft gewerkt
Hij/zij iedere week of tenminste twintig
uur per maand tegen betaling werkt
Er een gezagsverhouding is
Er loon moet worden betaald
Er een verplichting is om arbeid te
verrichten
Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag
met de volgende zaken.

Arbeidsovereenkomst
Allereerst moet je tot een overeenkomst
komen met je (toekomstige) personeelslid: een
arbeidsovereenkomst.
In theorie mag dit mondeling gebeuren, maar
beter doe je het schriftelijk: dan zijn de
afspraken helder.
Ook hier kan ik voor u een
arbeidsovereenkomst opstellen die voldoet
aan de regelgeving.

Kosten
Naast het maandelijkse bruto loon van jouw
personeel, kun je te maken krijgen met
bijkomende kosten voor vakantiegeld,
dertiende maand, ziektekosten, scholing,
pensioenfonds en reiskosten.
De bestaande CAO in je bedrijfstak is daar zeer
belangrijk bij. In nagenoeg alle CAO´s zijn
afspraken gemaakt over de
arbeidsvoorwaarden voor specifieke
bedrijfstakken.
Lees dus altijd eerst het artikel onder welke cao
valt mijn onderneming.
Het loonprogramma wat ik gebruik heeft al voor
een groot deel alle cao afspraken opgenomen.

Loonkosten
De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30
procent hoger dan het brutoloon dat je
werknemer ontvangt.
Je betaalt immers ook een deel van de
verzekeringen en andere bijkomende kosten.
Naast het pensioen zijn dit het vakantiegeld
(meestal 8 procent van het brutoloon) en de
dertiende maand.
Hierover worden loonbelasting en premies
geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen
Voor iedere werknemer gelden sociale
verzekeringen wat betreft de pensioenrechten
(AOW en ANW).
Als werkgever kun je aanvullende
pensioenvoorzieningen aanbieden.
Meestal deel je de premie hiervan met de
werknemer.
Meestal wordt ook dit al in de CAO of in de
bedrijfstak pensioenfonds geregeld.
Je bent verplicht dit aan de werknemer te
melden.

Loonheffingen plus aanmelden bij
belastingdienst
Als werkgever krijg je ook te maken met
loonheffingen van de belastingdienst.
Loonheffingen is een verzamelnaam voor:
Loonbelasting / premie
volksverzekeringen
De inkomensafhankelijke bijdrage
Zorgverzekeringswet (Zvw)
De premies werknemersverzekeringen
                (WW en WAO/WIA)
Meer informatie hierover vind je in het
handboek loonheffingen. Deze ontvang je van
de Belastingdienst als je je als werkgever
aanmeldt. Deze aanmelding kan telefonisch of
online.

Administratie
Behalve de al gemelde contracten en
belastingverplichtingen komt er ook een stuk
extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de
loonadministratie. De loonadministratie
bestaat uit verschillende formulieren en
berekeningen. Je moet dan denken aan
formulieren als de loonstaat, de loonstrook en
de jaaropgave.
Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn
om het loon en verschuldigde bedragen te
berekenen.
Het kan handig zijn om dit uit te besteden,
omdat de materie hierover jaarlijks weer
verandert.
Tevens is het verstandig om te beginnen met
dossier vorming. Daarin vermeldt u, met mede
weten van uw medewerker, de gesprekken die
u heeft gehad met betrekking tot functioneren
en werkervaringen. Dit soort van dossier
vormingen kan zeer goed van pas komen als
blijkt dat u toch van deze medewerker
afscheidt wilt nemen. Zonder een duidelijk
dossier zullen er ten alle tijde moeilijkheden
ontstaan bij het UWV aangaan
aansprakelijkheid.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten
Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook
bestaande regelingen moet je aanpassen als je
werkgever wordt.
Beste voorbeeld is de eigen
aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf.
Nu ben alleen jij verzekerd, door het aan te
passen is ook de aansprakelijkheid van de
werknemer verzekerd, aan klanten of aan
derden.
Ook de bedrijfsschadeverzekering moet
worden aangepast. De vaste lasten stijgen
immers en dat moet hierin meegenomen
worden.
Tevens kun je kijken of er nieuwe
verzekeringen nu rendabel voor je zijn.
Verzekeringen die afgesloten moeten (of
kunnen worden) bij de komst van personeel
zijn:
ziekteverzuimverzekering,
de WAO- gat verzekering,
een collectieve ongevallenverzekering,
pensioenverzekering.
Onder bepaalde voorwaarden kun je
eigenrisicodrager worden voor de
WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet.
Wil je direct eigenrisicodrager worden,
dan moet je dit aanvragen voordat je
een werknemer in dienst neemt.
Verder verplicht
Voordat de werknemer begint, moet je de
identiteit van de nieuwe werknemer
vaststellen.
Dit kun je doen door middel van een paspoort
of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe
medewerker bij diverse instanties aanmelden.
In je bedrijf moet namelijk een
preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag
ook zelf als preventiemedewerker optreden bij
minder dan tien personeelsleden.





Waar moet je allemaal aan denken als je met personeel begint.

Je hebt pas officieel personeel in dienst als degene die voor je bedrijf werkt voldoet aan een aantal eisen. Iemand is personeel als:
Hij/zij drie opeenvolgende maanden voor het bedrijf heeft gewerkt
Hij/zij iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt
Er een gezagsverhouding is
Er loon moet worden betaald
Er een verplichting is om arbeid te verrichten
Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

Arbeidsovereenkomst
Allereerst moet je tot een overeenkomst komen met je (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst.
In theorie mag dit mondeling gebeuren, maar beter doe je het schriftelijk: dan zijn de afspraken helder.
Ook hier kan ik voor u een arbeidsovereenkomst opstellen die voldoet aan de regelgeving.

Kosten
Naast het maandelijkse bruto loon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, dertiende maand,
ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten.
De bestaande CAO in je bedrijfstak is daar zeer belangrijk bij. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor
specifieke bedrijfstakken.
Lees dus altijd eerst het artikel onder welke cao valt mijn onderneming.
Het loonprogramma wat ik gebruik heeft al voor een groot deel alle cao afspraken opgenomen.

Loonkosten
De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat je werknemer ontvangt.
Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten.
Naast het pensioen zijn dit het vakantiegeld (meestal 8 procent van het brutoloon) en de dertiende maand.
Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen
Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW).
Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden.
Meestal deel je de premie hiervan met de werknemer.
Meestal wordt ook dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld.
Je bent verplicht dit aan de werknemer te melden.

Loonheffingen plus aanmelden bij belastingdienst
Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:
Loonbelasting / premie volksverzekeringen
De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
De premies werknemersverzekeringen
                (WW en WAO/WIA)
Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Deze
aanmelding kan telefonisch of online.

Administratie
Behalve de al gemelde contracten en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken. Bijvoorbeeld de loonadministratie. De
loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de
jaaropgave.
Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen.
Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de materie hierover jaarlijks weer verandert.
Tevens is het verstandig om te beginnen met dossier vorming. Daarin vermeldt u, met mede weten van uw medewerker, de gesprekken die u heeft
gehad met betrekking tot functioneren en werkervaringen. Dit soort van dossier vormingen kan zeer goed van pas komen als blijkt dat u toch van deze
medewerker afscheidt wilt nemen. Zonder een duidelijk dossier zullen er ten alle tijde moeilijkheden ontstaan bij het UWV aangaan aansprakelijkheid.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten
Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook bestaande regelingen moet je aanpassen als je werkgever wordt.
Beste voorbeeld is de eigen aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf.
Nu ben alleen jij verzekerd, door het aan te passen is ook de aansprakelijkheid van de werknemer verzekerd, aan klanten of aan derden.
Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin meegenomen worden.
Tevens kun je kijken of er nieuwe verzekeringen nu rendabel voor je zijn. Verzekeringen die afgesloten moeten (of kunnen worden) bij de komst van
personeel zijn:
ziekteverzuimverzekering,
de WAO- gat verzekering,
een collectieve ongevallenverzekering,
pensioenverzekering.
Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet.
Wil je direct eigenrisicodrager worden, dan moet je dit aanvragen voordat je een werknemer in dienst neemt.
Verder verplicht
Voordat de werknemer begint, moet je de identiteit van de nieuwe werknemer vaststellen.
Dit kun je doen door middel van een paspoort of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe medewerker bij diverse instanties aanmelden.
In je bedrijf moet namelijk een preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag ook zelf als preventiemedewerker optreden bij minder dan tien
personeelsleden.